De la réduction des coûts à l’augmentation de la productivité en passant par l’agilité et la flexibilité des opérations, l’automatisation est un incontournable pour les organisations modernes. Ce n’est plus une question d’innovation, c’est une question de survie et de compétitivité.

Ça peut faire peur, et c’est normal. C’est une gestion du changement, on modifie des processus qui sont ancrés dans l’entreprise et dans vos équipes depuis des années. 

C’est quoi, l’automatisation?

L’automatisation consiste à confier un maximum de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée à des systèmes informatiques plutôt qu’à des humains. L’objectif? Réduire les tâches administratives et permettre aux équipes de gagner du temps afin d’en dégager pour le dédier à des tâches à forte valeur ajoutée. 

En premier lieu, il est évident que vous ne pouvez pas automatiser rapidement l’ensemble de l’organisation. Choisissez quelques petits processus répétitifs et sans valeur ajoutée. Pour vous aider à identifier par où commencer, faites-vous une maquette, un dessin, un schéma, un flow-chart (peu importe!) pour illustrer le flux de travail de votre organisation et identifier les failles les plus importantes. Comprendre où économiser des ressources comme le temps et l’argent tout en maximisant l’efficacité est essentiel. 

Vous devriez voir des drapeaux rouges lorsqu’une tâche est trop répétitive, quand il y a trop de copier-coller à faire ou quand une tâche est pénible et ne demande pas de réflexion pour le faire.

Je vais vous faciliter la tâche avec quelques bases pour améliorer vos processus. Je vous présente mes 3 bêtes noires préférées (!!) à éliminer/automatiser… dès maintenant!

1. Le papier

En 2022, plus d’excuses ne sont valables pour travailler sur du papier. J’inclus là-dedans tout ce qui est fait sur des documents Word. Une feuille blanche est une feuille blanche, même sur votre ordinateur. Bien sûr, le côté environnemental d’une telle initiative est intéressant, mais il y a bien plus que ça…

Les processus papier impliquent énormément de pertes de temps, de doublage d’informations et d’erreurs humaines. En bonus, il n’y a absolument aucune façon de pouvoir utiliser vos données intelligemment par la suite pour vous aider dans vos décisions. 

Un cahier spiral rempli de notes, ça se ramasse soit dans une armoire de rangement ou aux poubelles. Ces données valent trop cher pour une fin de vie si misérable.

2. Les fichiers Excel

Si vos données se retrouvent toutes dans des fichiers Excel (en plus d’en avoir plusieurs qui ne se parlent pas), je vous confirme qu’il ne se passe rien de magique la nuit. Les fichiers dorment sur votre serveur. N’essayez pas d’automatiser vos tâches grâce à des Excel, ça ne vous mènera à rien.

3. La saisie manuelle de données

Si je vous disais que l’humain est la première source d’erreur dans une entreprise, ça vous donne le vertige? 

Entrer des données manuellement tous les jours (et à plusieurs endroits différents) c’est risquer de faire des centaines d’erreurs… qui peuvent coûter cher! Évidemment, je ne suis pas en train de dire que vos employés ne sont pas qualifiés ou font trop d’erreurs… Mais c’est connu; l’erreur est humaine! 

Éliminons donc ces saisies manuelles et automatisons les processus pour que toute la chaîne se mette à jour automatiquement sans avoir à faire des dizaines d’opérations manuelles.

Pas encore certains?

Prenez le temps d’analyser rapidement combien de temps et d’argent vous pourriez économiser en intégrant de nouveaux processus. Pensez-y, évaluez-le intelligemment. Après avoir fait ce travail, vous ne pourrez plus convaincre personne (ni vous-même) de conserver vos méthodes de travail actuelles. La mise en place d’outils d’automatisation et/ou d’un bon logiciel de gestion des processus vous permettra de suivre facilement vos opérations, de concevoir, tester et mettre en œuvre des flux de travail efficaces.  

Votre tableau de bord deviendra votre meilleur ami: une vue d’ensemble des tâches et des projets en cours qui vous permettra d’identifier rapidement ce qui pourrait avoir un impact sur la productivité. Presque de la magie! Je n’ajoute pas à ça le bénéfice immense sur votre main-d’œuvre que procure ce genre de changements. On en reparlera… 

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