Fidèles au poste depuis 47 ans déjà, Machineries Baron et Tousignant troque ses anciennes méthodes de travail pour un virage numérique complet. Pour vous faire un petit topo, le détaillant de machineries légères détient deux départements : un département de vente et un département de pièces, qui sert au service à la clientèle et d’atelier de réparation. 

L’entreprise a été rachetée en 2015 et accueille depuis maintenant deux ans, une relève qui bouscule les façons de faire traditionnelles. « Avant d’aller vers le virage numérique, presque tout était fait sur du papier. » Post-it, cahiers spirales et méthodes de travail différentes pour chaque employé…, la marge d’erreur était grande, sans parler du suivi qui était super complexe. Si un client commandait une pièce, il fallait s’assurer de retrouver qui l’avait commandée, de quelle façon (ou sur quel post-it!) et surtout… ne pas la commander en double! En entreprenant des démarches auprès de Mon Virage Numérique, l’entreprise a pu se départir de ses outils désuets… pour tous les remplacer par un seul : ServiCentre!

Un virage 360

Les erreurs de commandes et pertes de temps liées à rechercher l’information rendaient le projet plus qu’essentiel à l’optimisation de l’entreprise. Pour ce faire, l’entreprise a opté pour une transformation numérique complète :

• Acquisition d’un progiciel de gestion intégré

Dans un premier temps, le détaillant s’est équipé d’un système de gestion intégrée qui permet la centralisation des processus. Le programme de l’entreprise MicroMedica de Trois-Rivières, ServiCentre, procure alors une vision 360 de l’entreprise, par le biais d’un environnement unique pour l’entièreté des données et des opérations. De la facturation à l’inventaire, en passant par la gestion des clients et l’état des commandes, l’implantation du nouveau logiciel permet l’informatisation complète et en temps réel de l’information, ce qui se traduit en une meilleure gestion du temps.

• Nouveau logiciel de comptabilité

Afin d’être compatible avec le nouveau système de gestion, un changement du logiciel comptable était également requis. Celui-ci permet un suivi simplifié des activités de comptabilité, telles que la facturation ou la totalité des heures travaillées. Que demander de mieux?

• Mise à jour complète des outils informatiques

Finalement, afin de mettre à jour et adapter l’ensemble de ses outils de gestion, l’entreprise a procédé au remplacement de tous les ordinateurs ainsi que du système d’exploitation. Cette manœuvre visait également à supporter le changement de logiciel et l’accès à de multiples fonctions en bonus. Afin de permettre le travail à distance pour les postes administratifs, le changement du réseau de téléphonie a également été remplacé. 

Le résultat?

Certes, remplacer des méthodes de travail établies depuis des années n’est pas chose facile… mais les bénéfices ne mentent pas !

• Terminé les recherches interminables!

Plus besoin de filtrer des piles de documents à la main. Tout est accessible en un clic ou deux, au même endroit et en temps réel.

• Augmentation de la productivité…

Et des revenus! Avec l’élimination des pertes de temps consacrées à la recherche des suivis et des commandes, l’équipe dégage du temps pour effectuer les  tâches à valeur ajoutée qui permettent une croissance de l’entreprise.

• Optimisation des données

L’entreprise a désormais accès à ses données annuelles. Les inventaires sont achetés longtemps d’avance, davantage même depuis la pandémie, et de pouvoir faire un suivi des données des dernières années leur permet de bien optimiser l’inventaire selon les périodes d’achalandage de l’année. 

• Rétention du personnel

La numérisation des tâches a définitivement une valeur pour les nouveaux employés. Il y a une gestion du changement à faire avec ceux qui sont dans l’entreprise depuis des années, mais lorsque les nouvelles méthodes sont intégrées, ils y voient les avantages. Des tâches simplifiées et un meilleur accès à l’information permettent de conserver l’équipe de travail et de lui offrir de meilleures conditions!

• Diminution significative des erreurs

L’informatisation des données en temps réel évite les commandes faites en double et les suivis erronés.  

Avec les nouveaux outils mis en place, l’entreprise a des projets d’agrandissement de la surface et de son inventaire pour répondre à la demande de sa clientèle. Peut-être auront-ils bientôt leur propre boutique en ligne, qui sait?